Сделала подборку с идеями и напоминаниями, которые вам помогут быстро собрать любой тематический праздник в зависимости от бюджета. Этот чек-лист у каждого опытного организатора в голове, а список проверенных исполнителей дополняется и уточняется практически ежедневно, поэтому я ориентировалась больше на наших заказчиков мероприятий, которым хочется быстро оценить возможности ивент-рынка.
Мы проводим корпоративные и частные праздники разного масштаба — для больших компаний (500-2000 участников, например) и для маленьких компаний (10-12 человек) с ведущим-диджеем в одном лице. Для каждого случая составляется уникальная программа с учетом целей мероприятия, количества участников и бюджета, и этот список идей можно считать универсальным.
Идею можно взять одну или все сразу! Мы готовы к обсуждению и подбору вариантов для каждой «фишки» именно для вашего праздника!
Цель мероприятия
Для чего проводится мероприятие. Это очень важно, так как все организационные инструменты будут подчиняться ответу на этот главный вопрос. Просто повеселиться и отдохнуть от рабочих будней? Познакомить в непринужденной форме сотрудников разных представительств? Повысить командный дух? Дать возможность проявиться неформальным лидерам? Сделать запоминающийся эмоциональный подарок юбиляру? Подготовить команду к новому этапу развития компании?
Все задачи я не перечислю, просто напоминаю, «для чего» — первый вопрос , который задает организатор.
Концепция тематической вечеринки
Концепция — не просто сценарий, поминутно расписанный от встречи гостей и кульминации до красивого финала с сюрпризами. Это вдумчивое соединение всех инструментов организатора для реализации одной цели — погружения гостей в атмосферу тематического праздника.
Безусловно, количество и качество используемых приемов зависит от бюджета мероприятия. Это может быть только ведущий с диджеем, которые проведут подходящие к теме интерактивы и «подкрасят» их музыкой. Для больших мероприятий организатор задействует все возможные инструменты: оформление, меню, интерактивы, подбор артистов, шоу, сувениры, торт, аксессуары и т.д.).
Все подчинено единому стилю, все продумано до мелочей. Начать можно с пригласительных или рассылки по теме вашего мероприятия, чтобы эмоциональное погружение началось за несколько дней до праздника.
Подбор площадки (места для праздника)
Этот этап начинается только после того, когда у организатора есть вот такой минимум сведений: точная дата мероприятия (стоимость аренды часто зависит даже от дня недели), количество участников и примерный тип программы (активная на свежем воздухе или банкетный формат), концепция (тематика) праздника.
Еще важные условия, которые необходимо указать — транспортная доступность. Сотрудники будут добираться общественным транспортом или на личном транспорте (тут уже вопрос парковки), понадобится ли организованный трансфер, имеет ли значение удаленность площадки от офиса и т.д.
Безусловно, подобрать площадку можно самостоятельно, но на обзвон, переписку, просмотр фотографий и оформление документов для бронирования уходит достаточно много времени. Наши организаторы знают многие площадки «в деле», помогут быстро решить вопрос.
Особенно хорошо они знают места для проведения тематических вечеринок. Согласитесь, мероприятие «Назад в СССР» будет интереснее проходить на территории советского пионерского лагеря, а «Морская вечеринка» — на площадке у водоема с песочным берегом.
Декор
Оформление банкетного зала или открытой площадки с учетом темы мероприятия всегда впечатляет гостей. Это совсем другая атмосфера и совсем другое настроение.
Чаще всего декоратор украшает входную группу (встреча гостей начинается с яркого акцента), банкетную мебель (текстиль на столы и стулья), добавляет флористические композиции в вазах. На некоторых площадках есть возможность монтажа потолочных и настенных украшений.
Дресс-код
Гости любят наряжаться! Безусловно, для успешной подготовки гостей в тематическому празднику тему мероприятия необходимо озвучить в рассылке минимум за две недели. Вовлеченность в происходящее на празднике увеличивается кратно. Гости с бОльшим удовольствием участвуют во всех предлагаемых интерактивах, много фотографируются и размещают удачные кадры в своих соцсетях.
Для клуба знатоков это Black tie, чудесные ретро 20-х годов для гангстерской вечеринки и «Великого Гетсби», сине-белые наряды для «Морского бриза» и т.д. Можно хоть пижамную вечеринку!
Часто гостям предлагают выбрать наряды, детали одежды или аксессуары какого-то одного цвета (белая или красная вечеринка, например). Это могут быть цвета фирменного стиля компании или просто любимый цвет юбиляра.
Встреча гостей
Название «Welcome зона» встречается у организаторов чаще всего, я тоже буду использовать этот более короткий термин. Встреча гостей на тематическом мероприятии — особая миссия, так как за 30-90 минут можно не просто погрузиться в атмосферу выбранной темы, но и послушать хорошую музыку, поучаствовать в классных интерактивах, поиграть в игры с необычным реквизитом и создать приятный сувенир на местер-классах.
На больших мероприятиях гостей встречают персонажи — актеры в костюмах, ходулисты, мимы, фокусники (микромагия — фокус для одного зрителя), жонглеры и т.д.
Первым гостям больше всего внимания уделит и фотограф, поэтому фотозону часто ставят именно в зоне велкам.
У наших гостей успехом пользуется винное (сырное, чайное) казино, VR-развлечения и мастер-классы. В качестве музыкального сопровождения может выступать кавер-группа или просто один саксофонист.
Артисты, шоу
Кавер-группы и отдельные вокалисты хорошо знают, какие программы пользуются поплуряностью у заказчиков, публикуют короткие видеоролики с тематическими подборками. Кто-то специализируется на ретро-программах 70-80-90 годов прошлого века, у кого-то лучшие русские или западные хиты 21 века.
Артистам всегда заранее сообщается дресс-код, поэтому не только музыкальное наполнение, но и их внешний вид будет соответствовать теме вашего мероприятия.
Выступления могут быть короткими (5-10 минут) или включаться в программу целыми блоками по 25-40 минут.
Если бюджет мероприятия сильно ограничен, тематическую вечеринку поддерживает диджей. Он заранее составляет плейлист, максимально соотвествующий стилю мероприятия.
Песочное или световое шоу
Это достаточно популярное поздравление компании с Днем компании, Новым годом, к 23 февраля и 8 марта. Художник рисует песком на специальном световом столе необычные песочные картины. Сюжеты сменяют друг друга, на экране появляются узнаваемые персонажи (руководитель или работники компании), знакомый офис, логотип, этапы производства и т.д.
Световое шоу похоже по сути, только художник рисует световыми кистями на специальном экране в затемненном помещении.
Из световых и песочных картинок можно смонтировать очень классный видеоролик. Эпизодов будет больше, качество прорисовки гораздо выше. То, что в реальноси художник рисует 4-6 часов, монтируется в эффектное поздравление на 3-5 минут. Вот описание и примеры.
Артисты оригинального жанра
Такие выступления — короткое и яркое украшение тематической вечеринки. Для любой темы есть эффектные танцевальные композиции, программы иллюзионистов и дрессировщиков, шоу с огнем, номера с быстрыми переодеваниями и т.д.
Организатор подберет артистов, которые максимально эффектно украсят ваше мероприятие, добавят позитивных эмоций и создадут соответствующую атмосферу.
Фотозона
Фотозона — не просто часть декора. Это яркая составная часть тематического мероприятия, которая чаще всего «вирусится» в соцсетях участников мероприятия. Фотозона состоит не только из фона и дополнительных 3D элементов, но и аксессуаров, костюмов, бутафории.
Если на мероприятии много гостей, имеет смысл заказать выездную костюмерную. Особенно эффектно выглядят исторические костюмы и костюмы известных персонажей культовых фильмов.
В зоне фотозоны может находиться актер в образе персонажа по теме вечеринки. Он помогает гостям расслабиться при позировании и создает правильное настроение в кадре.
Активное вовлечение гостей
Тематическое мероприятие расширяет границы возможностей организаторов и позволяет гостям проявлять свои таланты, лидерские качества, эрудицию и смекалку.
В качестве основы мероприятия может быть банкетная интеллектуально-развлекательная игра, интерактивный квест, арт-вечеринка, музыкальный или танцевальный мастер-класс, детективный батл и т.д.
Вот, например, сколько у нас только квизов.
Ведущий
Гости не всегда понимают, насколько успех мероприятия зависит от ведущего. Хороший ведущий всегда внимательно изучает историю компании, биографии руководителей и их интересы, знакомится с самыми яркими сотрудниками, собирает интересные факты и корпоративные байки о деятельности компании. Опытный ведущий следит за таймингом, вдохновляет, шутит, поддерживает тематику, сглаживает конфликтные ситуации, «поворачивает» развлекательную часть программы в новое русло, если активность гостей недостаточно высока.
У нас много опытных ведущих. Поможем сделать удачный выбор!
Координатор
Мероприятия до 30 человек координирует ведущий или банкетный менеджер. Праздники для большого количества гостей сопровождает координатор. Его функции — встреча гостей и артистов, общение с работниками площадки, синхронизация развлекательной программы и гастрономических пауз, решение оперативных вопросов.
Призы и сувениры
Гости любят подарки. Любые. Маленькие приятные сувениры с символикой компании, шуточные призы, необычные вещицы, практичные вещи для дома, предметы одежды и интерьера, сладкие наборы, аксессуары, сертификаты и т.д.
Гости намного активнее участвуют во всех интерактивах, конкурсах в соцсетях и творческих заданиях, если ведущий заранее рассказывает о призах, подарках и сувенирах, которые можно выиграть во время тематического мероприятия.
Наши организаторы помогут сделать подборку таких сувениров с учетом выбранной темы мероприятия.
Тематический торт
Торт — не просто угощение, если речь о корпоративном тематическом мероприятии. Подача торта — особое шоу, которое часто сопровождается световыми спецэффектами и яркой музыкальной композицией. Это яркий элемент вечеринки, с которым гости фотографируются и снимают видео. Возможности современных кондитеров безграничны, поэтому торт может быть в форме автомобиля в натуральную величину, в виде средневекового замка или птицы счастья ростом с человека.
Как заказать тематическое мероприятие под ключ
Свяжитесь со мной любым удобным способом. Назовите дату, примерное количество участников, пожелания по выбору темы мероприятия. Опытный организатор предложит самые эффектные варианты праздника с учетом ваших пожеланий.
Снова Праздник
Ваш праздничный гид Ирина Панасьян (Москва)
Напишите мне: irina@snova-prazdnik.ru
Позвоните: +7 (925) 730-88-50
